FSTeM UB Libatkan Publik Susun Standar Layanan, Siapkan ULT Serbadigital

JATIMTIMES - Fakultas Sains, Teknologi, Engineering, dan Matematika (FSTeM) Universitas Brawijaya (UB) mulai membangun wajah baru pelayanan publik dengan membuka ruang seluas-luasnya bagi masyarakat, mahasiswa, orang tua, alumni, hingga pengguna lulusan untuk memberikan kritik dan masukan. Langkah itu diwujudkan melalui Uji Publik Standar Pelayanan Unit Layanan Terpadu (ULT) yang digelar sebagai bagian dari penyusunan Peraturan Dekan (Perdek) terbaru, Jumat, (3/7/1016).

Uji publik tersebut menjadi momentum penting bagi FSTeM UB untuk memastikan setiap layanan yang diberikan tidak hanya memenuhi regulasi, tetapi juga benar-benar menjawab kebutuhan para pemangku kepentingan. Masukan yang dihimpun akan menjadi dasar penyempurnaan standar pelayanan sekaligus harmonisasi Peraturan Dekan sebelum resmi ditetapkan.

Baca Juga : Terminal Arjosari Disiapkan Jadi Simpul Utama Mobilitas Trans Jatim di Malang Raya

Dekan FSTeM UB, Prof. Ir. Sukir Maryanto, S.Si., M.Si., Ph.D., mengatakan uji publik sengaja dilaksanakan pada tahap awal penyusunan regulasi agar fakultas tidak terburu-buru menetapkan kebijakan tanpa terlebih dahulu mendengar suara masyarakat.

"Kami memang mencari masukan, kritik, dan saran yang membangun. Mumpung masih di tahap awal penyusunan Peraturan Dekan, sehingga ketika ada hal yang perlu disesuaikan, kita belum telanjur melangkah lebih jauh," ujarnya.

Menurutnya, pelayanan yang baik bukan sekadar memenuhi standar administratif, tetapi juga mampu memberikan kepuasan kepada masyarakat sebagai pengguna layanan. Karena itu, evaluasi dari pihak eksternal menjadi bagian penting dalam proses perbaikan berkelanjutan.

"Ketika kita memiliki pelayanan maupun fasilitas, semuanya harus memenuhi standar minimal sekaligus memenuhi kepuasan masyarakat dan para pengguna layanan. Karena itu kami membutuhkan masukan dari luar sebagai bahan introspeksi bagi fakultas," katanya.

Ia menegaskan, FSTeM UB tengah menyiapkan berbagai pembaruan untuk mempercepat transformasi fakultas. Namun percepatan tersebut tidak boleh mengurangi kualitas pelayanan kepada masyarakat.

"Kami ingin membawa FSTeM melaju lebih cepat, tetapi tidak boleh meninggalkan standar pelayanan kepada masyarakat. Justru dengan uji publik ini kami bisa memastikan seluruh kebijakan berjalan sesuai regulasi, efisien, efektif, sekaligus sesuai harapan stakeholder," tutur Sukir.

Dalam pelaksanaannya, uji publik melibatkan berbagai unsur mulai mahasiswa, orang tua, alumni, pengguna lulusan, hingga mitra industri. Beragam persoalan yang selama ini muncul menjadi bahan evaluasi untuk menghadirkan layanan yang lebih responsif.

Salah satu contoh yang diungkapkan Prof. Sukir adalah adanya orang tua mahasiswa semester delapan yang menghubungi pihak fakultas karena anaknya telah diterima bekerja sebelum menjalani ujian komprehensif. Perusahaan tempat mahasiswa tersebut bekerja meminta Surat Keterangan Lulus (SKL) dalam waktu tertentu, sementara proses akademik belum selesai.

Menurutnya, kondisi seperti itu menjadi pelajaran bahwa layanan administrasi harus mampu bergerak lebih fleksibel tanpa melanggar aturan.

"Kalau memang diperlukan pelayanan insidental dan masih berada dalam koridor regulasi, tentu bisa kita akselerasi. Dari situ kita belajar bahwa ada kebutuhan masyarakat yang harus kita jemput, bukan hanya menunggu prosedur reguler," jelasnya.

Ia menambahkan, keberadaan stakeholder dari berbagai latar belakang membantu fakultas memahami persoalan nyata yang dihadapi masyarakat. Informasi tersebut kemudian dihubungkan dengan proses bisnis yang ada di fakultas agar dapat melahirkan layanan yang lebih relevan.

Selain membahas pelayanan, Prof. Sukir juga menyinggung perubahan nama fakultas dari FMIPA menjadi FSTeM. Menurutnya, perubahan tersebut mulai mendapat respons positif dari berbagai kalangan, termasuk perguruan tinggi lain.

"Saya melihat perubahan nama ini mulai diterima. Ketika bertemu berbagai stakeholder di luar UB, mereka memahami bahwa penggunaan nama STEM memang lebih sesuai untuk menggambarkan arah pengembangan fakultas. Harapannya, perubahan mindset masyarakat juga ikut terjadi, bahwa lulusan fakultas ini memiliki peluang karier yang jauh lebih luas," katanya.

Sementara itu, Wakil Dekan Bidang Umum, Keuangan, dan Sumber Daya FSTeM UB, Zulfaidah Panata Gama, S.Si., M.Si., Ph.D., menjelaskan seluruh masukan yang diperoleh dari uji publik akan menjadi dasar penyusunan standar pelayanan baru pada Unit Layanan Terpadu.

Baca Juga : Setiap Kilometer Angkot Pelajar Akan Dipantau, Dishub Siapkan Monitoring Digital

Ia mengatakan regulasi yang disusun nantinya akan disesuaikan dengan identitas baru FSTeM sekaligus mengevaluasi seluruh prosedur operasional agar pelayanan semakin cepat.

"Kita akan melihat masukan tadi apakah SOP yang ada perlu diperbaiki, termasuk durasi pelayanannya. Kalau sebelumnya membutuhkan lima hari, apakah ke depan bisa dipercepat. Harapannya pelayanan semakin cepat dan seluruh sistem terintegrasi," ujarnya.

Target besar yang sedang dipersiapkan adalah menghadirkan layanan digital berbasis sistem ticketing. Mahasiswa nantinya tidak lagi harus datang dan mengantre hanya untuk mengurus administrasi.

"Ke depan cita-citanya mahasiswa tidak perlu antre di ULT. Dari rumah mereka sudah bisa mengajukan ticketing secara daring, mengunggah seluruh persyaratan, kemudian sistem akan memberi jadwal kapan hasilnya bisa diambil. Jadi antrean bisa dihilangkan," jelasnya.

Transformasi digital tersebut sebenarnya telah mulai diterapkan di sejumlah layanan FSTeM UB. Salah satunya melalui platform science.ub.ac.id yang berhasil memangkas proses pengurusan surat bebas laboratorium.

Jika sebelumnya mahasiswa harus mendatangi satu per satu dari total 45 laboratorium dan membutuhkan waktu hampir dua pekan, kini seluruh proses dapat diselesaikan hanya dalam waktu sekitar lima menit melalui sistem terintegrasi.

Selain layanan bebas laboratorium, sistem digital juga diterapkan pada peminjaman ruangan. Seluruh jadwal penggunaan ruang dapat dipantau secara real time sehingga benturan jadwal dapat dihindari dan proses pemesanan berlangsung lebih transparan.

Di sisi lain, optimalisasi pelayanan tidak dilakukan dengan menambah jumlah pegawai. Menurut Zulfaidah, ULT memanfaatkan sumber daya manusia yang telah ada melalui sistem piket lintas unit sehingga pelayanan tetap berjalan efektif.

Ke depan, FSTeM UB juga menyiapkan basis pengetahuan berupa Frequently Asked Questions (FAQ) hingga chatbot berbasis kecerdasan buatan yang mampu menjawab berbagai pertanyaan mahasiswa secara otomatis.

"Harapannya nanti seperti di tingkat universitas. Mahasiswa cukup mengetik pertanyaan, misalnya bagaimana mengurus legalisir ijazah, lalu chatbot langsung memberikan jawaban. Dengan begitu pekerjaan staf juga menjadi lebih ringan dan respons kepada mahasiswa semakin cepat," katanya.

Untuk pengelolaan kritik dan saran, FSTeM UB masih mengandalkan platform Mi Pakar yang selama ini menjadi kanal komunikasi mahasiswa. Seluruh laporan yang masuk dipantau hampir selama 24 jam sehingga persoalan yang dapat diselesaikan segera ditindaklanjuti tanpa harus menunggu disposisi yang panjang.

Melalui uji publik tersebut, FSTeM UB berharap mampu membangun budaya pelayanan yang lebih adaptif, transparan, dan berbasis kebutuhan pengguna. Berbagai masukan yang diterima akan menjadi fondasi penyempurnaan regulasi sekaligus memperkuat transformasi pelayanan publik di lingkungan fakultas menuju sistem yang semakin cepat, digital, dan berorientasi pada kepuasan masyarakat.